Instructie voor de secretaris van de gemeente Hellendoorn

1. De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van Burgemeester en Wethouders.

2. De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van Burgemeester en Wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan Burgemeester en Wethouders. Zo nodig adviseert de secretaris Burgemeester en Wethouders ten behoeve van de door dat college te nemen besluiten.

4. Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van Burgemeester en Wethouders.

5. De secretaris draagt er zorg voor dat door Burgemeester en Wethouders genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst.

6. De secretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het directieteam.

7. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kunnen Burgemeester en Wethouders de secretaris nadere regels stellen.

1. De secretaris draagt er zorg voor dat de door de griffier bij de aan Burgemeester en Wethouders of de burgemeester ondergeschikte ambtenaren ingewonnen inlichtingen binnen redelijke termijn aan de griffier worden verstrekt.

2. De secretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd technische bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke in het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad voorziene initiatieven van leden van de raad.

3. Het bepaalde in het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning is op de vorige leden van overeenkomstige toepassing.

1. De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.

2. Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijke apparaat anderzijds.

3. Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van Burgemeester en Wethouders als collegiaal bestuur.

1. De secretaris heeft het recht bij alle aan Burgemeester en Wethouders ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

2. De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met de clustermanagers, voorstellen aan Burgemeester en Wethouders ter zake.

3. Voor zover hij zulks, in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze instructie is bepaald, nodig acht, stelt de secretaris in overleg met directieteam procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan het ambtelijke apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

4. De secretaris bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheden van de clustermanagers, een goede samenwerking en samenhang tussen de clusters. Hij doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan Burgemeester en Wethouders tot het geven van aanwijzingen aan clustermanagers om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

1. Indien de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan Burgemeester en Wethouders.

2. Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de secretaris toestemming van Burgemeester en Wethouders.

3. Hij draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld.

1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de secretaris voor zoveel nodig met Burgemeester en Wethouders en/of de burgemeester overleg.

2. Deze instructie treedt in werking op de dag van de vaststelling.

3. Met ingang van de in het tweede lid bedoelde datum vervalt de instructie van de gemeentesecretaris, vastgesteld bij raadsbesluit van 14 maart 2002, nr. 02.1797.