Regeling vervallen per 04-07-2017

REGELING BETREFFENDE HET BEHEER VAN DE DOCUMENTEN VAN DE GEMEENTELIJKE ORGANEN, VOOR ZOVER DEZE DOCUMENTEN NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS

Geldend van 12-03-2004 t/m 03-07-2017

Burgemeester en wethouders;

Gelet op artikel 7 van de Verordening Archief- en Informatiebeheer;

Besluiten vast te stellen de navolgende regeling:

HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1

Dit besluit verstaat onder:

  • a.

    de wet : de Archiefwet 1995;

  • b.

    het besluit : het Archiefbesluit 1995;

  • c.

    Verordening archief- en Informatiebeheer : de in de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. 15 december 1998, nr. 98.0173;

  • d.

    archiefbescheiden (e.v. archiefstuk) : de in de wet in artikel 1, sub c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats:

    • 1.

      ° bescheiden, ongeacht hun vorm, door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

    • 2.

      ° bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

    • 3.

      ° reproducties ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1.° of 2.° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de wet zijn vervaardigd;

  • e.

    beheer van archiefbescheiden : het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

  • f.

    informatiebestand : archiefbescheiden, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;

  • g.

    informatievoorziening : het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen en archeifbescheiden.

HOOFDSTUK II VERANTWOORDELIJKHEID

Artikel 2

Als beheerseenheden worden in verband met dit besluit de volgende organisatieonderdelen aangemerkt:

  • -

    de diensten

  • -

    De Zijl Bedrijven

  • -

    de Brandweer Leiden

  • -

    de Eerste Hulp Dienst.

Artikel 3

Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de archiefbescheiden van de beheerseenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 4

Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

HOOFDSTUK III ARCHIEFVORMING EN –ORDENING

Productie van archiefbescheiden

Artikel 5

  • 1. Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van archiefbescheiden op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

  • 2. Burgemeester en wethouders kunnen uitvoeringsregels vaststellen voor de wijze waarop aan de in lid 1 genoemde eisen moet worden voldaan.

Artikel 6

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 7

Van archiefbescheiden, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.

Artikel 8

De gemeentearchivaris draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor digitaal berichtenverkeer, ingekomen en uitgaande post en intern postverkeer, rekening houdend met de bij de krachtens de wet gestelde eisen.

Identificering van archiefbescheiden

Artikel 9

  • 1. Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder archiefstuk, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het archiefstuk is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het archiefstuk betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het archiefstuk is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

  • 2. Ten aanzien van archiefbescheiden dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

  • 3. Het vorige lid heeft geen betrekking op archiefbescheiden, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

Artikel 10

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van archiefbescheiden en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Hij doet mededeling van deze procedures aan de gemeentearchivaris.

Ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden

Artikel 11

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren en dat de ordening van de archiefbescheiden geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.

Artikel 12

Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat op de informatiebestanden een toegang wordt aangelegd en bijgehouden waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

Artikel 13

Uit de in het vorige artikel beschreven toegang blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

HOOFDSTUK IV BEHEER VAN ARCHIEFBESCHEIDEN

Bewaring van archiefbescheiden

Artikel 14

  • 1. Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

  • 2. Indien de toezichthouder, de gemeentearchivaris, de staat van archiefbescheiden onvoldoende acht, is de beheerder gehouden deze archiefbescheiden, op aanwijzing van de gemeentearchivaris, in goede, geordende en toegankelijke staat te (doen) brengen.

  • 3. De kosten voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen van archiefbescheiden zijn voor de beheerder.

  • 4. Blijft de beheerder in gebreke, dan kan de gemeentearchivaris de archiefbescheiden op kosten van de beheerder in goede, geordende en toegankelijke staat doen brengen.

Artikel 15

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 16

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.

Beveiliging en raadpleging van archiefbescheiden

Artikel 17

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

Artikel 18

Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van archiefbescheiden is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.

Artikel 19

Het is verboden archiefbescheiden uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

Artikel 20

  • 1. Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

  • 2. Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan de functionarissen die zijn belast met het toezicht op het archiefbeheer.

  • 3. Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het eerste lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke archiefbescheiden aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende archiefbescheiden noodzakelijk is.

  • 4. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.

Vervanging van archiefbescheiden

Artikel 21

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het besluit, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.

Vervreemding en overdracht van archiefbescheiden

Artikel 22

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het besluit, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.

Artikel 23

Overdracht van archiefbescheiden aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 27 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.

Selectie en Vernietiging van archiefbescheiden

Artikel 24

De gemeentearchivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid van de wet.

Artikel 25

  • 1. Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van archiefbescheiden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

  • 2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de archiefbescheiden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

  • 3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 12 bedoelde inventaris.

Artikel 26

Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Overbrenging van archiefbescheiden

Artikel 27

Bij overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen archiefbescheiden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

HOOFDSTUK VOVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 28

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit Post- en Archiefzaken van 17 december 1976, laatstelijk gewijzigd op 25 oktober 1994.

Artikel 29

Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Archief- Informatiebeheer van Leiden 1998.