Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Bloemendaal 2011

Geldend van 01-01-2011 t/m heden

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Bloemendaal 2011

De raad der gemeente Bloemendaal;

gelezen het voorstel van de griffier;

besluit:

vast te stellen de:

VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING BLOEMENDAAL 2011

Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand

Artikel 1

Elk raadslid heeft recht op ambtelijke bijstand overeenkomstig het bepaalde bij en krachtens deze verordening.

Artikel 2

  • 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

    • c.

      bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

  • 3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris neemt een besluit.

  • 4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken een of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 3

  • 1. Een ambtenaar verleent zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 30 dagen nadat informatie is gevraagd, ambtelijke bijstand, tenzij:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk maakt dat de gevraagde bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit verzoek het belang van de gemeente kan schaden.

  • 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

  • 4. Ambtelijke bijstand loopt via de griffie. Ook antwoorden op technische vragen worden door de ambtenaar aan de griffie gestuurd waarna de griffie ze doorstuurt aan de hele raad.

Artikel 4

Indien het verzoek om bijstand door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

Artikel 5

  • 1. Als een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand of over het uitblijven daarvan, doet hij hiervan mededeling aan de secretaris.

  • 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.

Artikel 6

  • 1. Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim moet worden gehouden.

  • 2. Indien het college of leden van het college informatie wensen over een dergelijk verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies richten zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 2: Fractieondersteuning

Artikel 7

  • 1. Elke fractie kan een beroep doen op een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2. Het maximum van de tegemoetkoming in een kalenderjaar bedraagt een vast deel per fractie plus een bedrag per raadszetel van die fractie.

  • 3. De raad stelt jaarlijks deze beide bedragen vast en neemt het totaal bedrag als afzonderlijke post in de begroting op.

Artikel 8

  • 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2. De fracties mogen de bijdrage niet gebruiken voor de bekostiging van:

    • a.

      uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen en/of natuurlijke personen;

    • c.

      giften (inclusief bloemen, fruitmanden e.d.);

    • d.

      uitgaven voor kosten die de leden moeten bekostigen uit hun vergoedingen op grond van het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden;

    • e.

      opleidingen voor raads- en duocommissieleden;

    • f.

      uitgaven voor communicatie zoals advertenties, website, folders/flyers (incl. verspreiding) in de periode gelegen een half jaar vóór gemeentelijke verkiezingen in deze gemeente.

  • 3. Uitgaven voor communicatie zoals advertenties, website, folders/flyers (inclusief verspreiding) – voor zover deze niet zijn uitgesloten van vergoeding op grond van artikel 8 sub 2- worden voor 50% vergoed met een maximum van 1000 euro per jaar.

Artikel 9

  • 1. De verstrekking van de bijdrage heeft plaats op basis van een bij de griffier ingediende declaratie met originele rekening/factuur.

  • 2. De griffier toetst of de ingediende declaratie voldaan kan worden uit het budget voor de fractievergoeding.

  • 3. Indien de griffie meent dat een declaratie (mogelijk) niet in aanmerking komt voor vergoeding in het kader van de verordening, wordt de indiener (fractie) hierover geadviseerd.

  • 4. Elke fractie kan tot maximaal 1 maand na het einde van een kalenderjaar declaraties met originele rekening/factuur indienen.

  • 5. De griffier stelt jaarlijks een verslag op van de verstrekte declaraties.

  • 6. De eindcontrole van het verslag vindt plaats door een kascommissie, bestaande uit 3 leden van de gemeenteraad. De kascommissie brengt advies uit aan de raad.

  • 7. De raad stelt na ontvangst van het advies van de kascommissie het verslag vast.

  • 8. Indien uit het door de raad vastgestelde verslag blijkt dat declaraties ten onrechte zijn gehonoreerd, stort de fractie het betreffende bedrag binnen één maand na mededeling daarvan door de griffier, terug aan de gemeente.

Artikel 10

  • 1. Bij verandering van het zeteltal van een fractie als gevolg van verkiezingen, wijzigt de bijdrage op de eerste dag van de maand na de datum waarop de nieuwe gekozen raad voor de eerste keer vergadert.

  • 2. Bij splitsing van een fractie heeft verdeling van de op grond van artikel 7, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie plaats over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

Artikel 11

De raad reserveert het in een jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage van het fractiebudget niet, maar laat dit terugvloeien naar de algemene reserve.

Artikel 12

Is komen te vervallen.

Paragraaf 3: Slotbepaling

Artikel 13

Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Bloemendaal 2011.

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2011.

Met ingang van het in het tweede lid genoemde tijdstip vervalt de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Bloemendaal 2005. Op niet afgehandelde uitgaven en budgetten die betrekking hebben op 2010 en voorgaande jaren, blijft die verordening van kracht.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad der gemeente Bloemendaal, gehouden op 3 maart 2011

R.Th.M. Nederveen

, voorzitter

K.A. van der Pas

, griffier

Gepubliceerd in het Weekblad Kennemerland-Zuid d.d. 10 maart 2011.
In werking (met terugwerkende kracht): 1 januari 2011.

TOELICHTING VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING BLOEMENDAAL 2011

Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand

Artikel 1 en 2

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet van toepassing.

Er is voor gekozen de griffier te benoemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering hun beslag hebben gekregen, leiden ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijkerwijs tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand om op terug te kunnen vallen als dat nodig is. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder het gezag van het college vallen en dus niet onder de noemer “griffiemedewerkers”. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Artikel 3 en 4

Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet, vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 3 regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 5

Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 6

Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent, blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Paragraaf 2: Fractieondersteuning

Artikel 7

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.

Artikel 8

Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels de vrijheid gelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Politiek georiënteerde cursussen zijn een aangelegenheid van de fracties en kunnen daarom bekostigd worden uit de fractieondersteuning en eigen bijdragen van fractieleden.

Artikel 9

Alle bepalingen ten aanzien van het declareren, controleren en (eventueel) terugbetalen zijn in een artikel gevat. De controle op de declaraties wordt uitgevoerd door een kascommissie. Deze bestaat uit drie leden van de gemeenteraad. Het stelt buiten twijfel dat de griffie niet tot uitbetaling overgaat indien een fractie zijn jaarbudget daarmee zal overschrijden.

Artikel 10

Het is logisch dat het bedrag aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Dit artikel is zo geformuleerd dat het zowel kan dienen voor fracties die bij de verkiezingen blijken te verdwijnen dan wel na de verkiezingen opkomen, maar het kan ook dienen om de mutaties in aantal op te vangen van de zittende fracties. De regeling heeft tot gevolg dat de bijdrage bij verandering van het zetelaantal met ingang van de eerste dag van de maand waarop de raad met de nieuwe verhoudingen vergadert, wijzigt.

Artikel 11

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 12

Dit artikel spreekt voor zich.

Paragraaf 3: Slotbepaling

Artikel 13

Dit artikel spreekt voor zich.